Para que las distintas actividades que se realizan en una empresa tengan un desarrollo adecuado, es necesario implementar un sistema de comunicación. Este sistema se suele dividir en la comunicación interna y externa. Aunque ambas tengan características propias, es importante que exista una conexión entre ellas para que el trabajo tenga continuidad, es decir, que trabajadores, coordinadores, jefes de área, administradores y otros trabajadores del personal sepan coordinar sus propias actividades al contar con información de las actividades de sus compañeros.
A pesar de que ambos tipos de comunicación son importantes, hoy hablaremos sobre la comunicación interna.
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¿Qué es la comunicación interna?
La comunicación interna se define como la acción de notificar o de instruir formación que es importante entre los empleados con sus compañeros y respectivos jefes. Este proceso tiene mucha importancia ya que, si se realiza de la manera adecuada, garantiza que se ejecuten las decisiones de manera inmediata y evitando malentendidos. Gracias a todo esto se consigue una comunicación clara, limpia y entendible que no genere fricciones entre los integrantes del grupo de trabajo.
Es fundamental que todos los miembros que forman la empresa mantengan entre sí una comunicación constante ya que es la única manera de poder proporcionar respuestas a cada una de las acciones que se están llevando a cabo durante la jornada laboral. Esto debe ser así para que haya una mayor fluidez en cada una de las etapas de producción de las organizaciones y para conseguir motivación y una mejora en el entorno laboral.
Para que esta comunicación interna funcione, es importante prestar atención al sistema que se va a implementar. Conseguir que dentro de una organización haya estabilidad laboral implica que cada uno de los trabajadores debe esclarecer cuáles son las líneas de contacto entre cada uno de los departamentos o áreas. Esto se traduce en el uso de diagramas de flujo.
Cuando se facilita la comunicación entre cada uno de los departamentos de una empresa, los resultados positivos se verán reflejados en el trabajo de producción o incluso en los servicios ofrecidos cliente final. Hay que conseguir que cada empleado sea informado de sus tareas individuales de forma directa y de cómo estas se relacionan y conectan con las de sus compañeros para evitar interrupciones y problemas.
En conclusión, la implementación de una comunicación interna tiene múltiples beneficios. Esta, además de hacer que una organización funcione adecuadamente, logrará crear un sistema que motive a los empleados, haciendo que su confianza aumente y se consiga crear una identidad de empresa.
Tipos de comunicación interna
No hay solo un tipo de comunicación interna dentro de la empresa. Esta clasificación se da en base a como es la jerarquía de la organización.
Es decir, este tipo de comunicación depende de cada uno de los niveles en los cuales han sido posicionados cada una de las áreas o departamentos encargados de algunas actividades específicas, los cuales a su vez están encargados de otras sus áreas que dependen de ellas.
Teniendo en cuenta todo esto, los distintos tipos de comunicación que podemos encontrar son los siguientes:
Comunicación ascendente
Se da en las organizaciones en las que hay una clara diferencia entre los niveles más altos y más bajos.
Su característica principal es que se mantiene una comunicación unidireccional, en la que los jefes notifican e indican instrucciones a los puestos medios o gerentes. Entre los gerentes (los cuales se comunican con los puestos más bajos de la jerarquía) si se comunican entre ellos. Todo esto quiere decir que hay poca comunicación horizontal entre los niveles más bajos jerárquicamente hablando de una empresa. Por ello, hay un mayor control de todas las acciones desde los niveles más altos, otorgando poca posibilidad de decisión en los puestos inferiores.
Comunicación horizontal
Este tipo de comunicación se da entre dos protagonistas. Estos, pueden ser dos jefes o dos compañeros de un mismo departamento. Ellos coordinan las acciones que solo serán realizadas si han sido previamente coordinadas.
Ambas partes se tratan por igual, es decir, no necesariamente hay una relación jerárquica entre ellas. Todas las partes son responsables, tanto de compartir la información como de responder a las solicitudes que pudieran surgir.
Comunicación ascendente
En la comunicación ascendente seotorga una mayor importancia a los niveles más bajos dentro de la jerarquía de una organización. No es el modelo de comunicación más tradicional ya que por norma general, todas las compañías suelen dar mayor relevancia a los niveles más altos.
En este tipo de comunicación los puestos medios son los que inician el proceso de comunicación hacia sus jefes o gerentes. Por esto, se está dando mayor importancia a las sugerencias, ideas o proposiciones que realizan los trabajadores que directamente están trabajando en la producción, bien o realización de los servicios a los que se dedica la empresa. Tomando en consideración estas ideas la organización puede tomar decisiones estratégicas, y se puede responder a las necesidades de los clientes y socios de una forma más precisa.
Según este modelo, los que están en los niveles más bajos de la jerarquía son los que hacen el trabajo directamente, mientras que quienes están es los escalones más altos ven el trabajo a la distancia y no lo hacen directamente. Por ello, necesitan información de estos trabajadores para tomar decisiones que beneficien al funcionamiento de la empresa.
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B&Z Asesores es una agencia que presta sus servicios desde 1992. Trabaja en el ámbito de la gestión administrativa y asesoramiento de empresas, sobre todo PYMES.
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The Bridge, es una agencia de Comunicación y RRPP especializada en estilo de vida, gastronomía, vinos, hoteles, comunicación publicitaria y cultura. Crean estrategias de comunicación, tanto online como offline para ayudar a posicionar a las marcas y mejorar su visibilidad y reputación.
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En IPPI Comunicación proporcionan soluciones de comunicación a medida. Se adaptan a las necesidades de cada organización, con planes integrales de comunicación personalizados, tanto para acciones promocionales puntuales como para el medio-largo plazo.
Además, se encargan de mejorar la reputación y estrategias digitales de las empresas a través de una correcta gestión de su presencia pública en los medios y en las redes sociales.
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AC Comunicación, es una de las Agencias de Eventos con más trayectoria de España. Desde 1993 diseña, organiza y gestiona desde pequeños eventos a grandes congresos por todo el territorio. Además, se encarga de la comunicación, diseño e imagen corporativa de las empresas.
Best Option Media
Agencia de consultoría estratégica de medios que ofrece soluciones de planificación y compra de medios tradicionales, estrategia digital, acciones de marketing y relaciones públicas, eventos y comunicación, diseño y producción, así como consultoría e investigación.
Trabaja transversalmente con más de 1.000 medios en más de 40 países y tiene acuerdos con las principales centrales de compra a nivel internacional, lo que permite definir modelos de internacionalización adaptados a las necesidades de cualquier compañía en proceso de expansión.
CR Comunicación
CR Comunicación es una organización que se encarga de la comunicación interna, comunicación externa y relaciones institucionales de las empresas. Su misión es hacer que las empresas retransmitan sus mensajes con rigor y credibilidad para así conseguir optimizar los resultados.
Preguntas frecuentes
¿Qué es comunicación interna?
La comunicación interna es el conjunto de canales y mecanismos de información que se pueden encontrar dentro de una organización concreta cuyos destinatarios son sus trabajadores.
Este tipo de comunicación hace que se establezcan vínculos informativos entre sus miembros. Dependiendo de el tipo de comunicación utilizado estos miembros serán altos cargos o inferiores.
¿Cuáles son los objetivos de la comunicación interna?
Los objetivos de la comunicación interna son entre otros, los siguientes:
- Hacer que el intercambio de información se optimice y agilice.
- Promover el aumento de conocimientos entre los distintos miembros de la organización.
- Crear una identidad corporativa.
- Promover el aumento de la participación y propuesta de ideas por parte de todos los departamentos de la empresa.
¿Cómo mejorar la comunicación interna?
Para empezar, habría que elegir el mejor plan para la plantilla de la organización en cuestión.
De cualquier manera, es fundamental elaborar un plan de comunicación para mejorar este tipo de comunicación. Este plan debe ser la referencia a seguir por los trabajadores y directivos en donde se reflejen de forma clara los objetivos. Esto hará que la comunicación sea más fluida y provocará la creación de nuevas iniciativas e ideas por parte de los trabajadores.