La comunicación es un factor fundamental en el desarrollo de las tareas de cualquier empresa, permite el intercambio de opiniones, actividades y mejoras en el ámbito organizativo. Dentro de una organización se pueden observar diferentes perfiles de empleados, desde la alta jerarquía hasta el rango más bajo, por este motivo, existen dos tipos de comunicaciones: informal y formal. A continuación, te mostramos todas las ventajas y desventajas de la comunicación formal e informal dentro de una empresa.
Índice de contenidos
¿Qué es la comunicación formal?
La comunicación formal consiste en el proceso de transmisión y recepción de información entre individuos siguiendo unos términos básicos. Se basa en un conjunto de sistemas y canales oficiales como son los documentos, cartas, memorandos, informes, manuales de políticas o procedimientos, entre otros. Además, la comunicación formal hace referencia a dos tipos de comunicación destacadas.
Comunicación formal vertical
Las comunicaciones formales verticales se encargan de unir a los diferentes grados de la jerarquía desde el mayor rango hasta el más inferior.
Todos los pasos de la comunicación formal vertical tienen como meta informar a los subordinados, proporcionando ideas relacionadas con las respectivas tareas a desarrollar. Este tipo de comunicación se lleva a cabo mediante reuniones, correos electrónicos, manuales, órdenes, etc.
El principal objetivo de la comunicación formal vertical es reducir la distancia entre los individuos directivos y los demás empleados, llegando a tener un gran impacto psicológico. Gracias a la comunicación vertical los empleados pueden visualizar la toma de decisión y mantener un ángulo parcial.
Comunicación formal horizontal
Las comunicaciones formales horizontales se encargan de unificar a los integrantes de la compañía que poseen el mismo grado de autoridad. En este caso, la información llega y se desarrolla desde el director comercial hasta los demás directivos de la empresa, o desde un becario hasta los demás becarios.
Este tipo de comunicación formal ofrece mayor seguridad, regularidad y sobre todo, eficacia. Las redes que forman la estructura de la organización se planifican desde un organigrama, la comunicación formal horizontal consiste en el intercambio de ideas entre individuos de la misma posición en el organigrama.
Ventajas y desventajas de la comunicación formal
Antes de conocer las ventajas de la comunicación informal, hay que centrarse en las presentes en la comunicación formal. La comunicación formal está adecuada a la jerarquía empresarial y al conjunto de actividades que se desarrollan.
Toda empresa presenta una serie de ventajas en la comunicación formal:
- Permite establecer códigos privados en el diálogo de los integrantes de una empresa.
- Todos los integrantes normalizan los pasos dentro de un mismo proceso.
- Ofrecen credibilidad dentro del discurso administrativo.
- Influye en el comportamiento de todos los integrantes de la organización.
También presentan una serie de desventajas que no podemos pasar por alto:
- La comunicación formal es demasiado burocrática, es poco flexible y siempre debe seguir los mismos parámetros.
- Exceso de individualismo, no se práctica el trabajo en equipo.
- Provoca fallos en la comunicación entre los participantes de la organización.
- Dificultad para recibir y enviar información, siempre se necesita la ayuda de una herramienta externa, es decir, el correo electrónico, el teléfono, o fax.
- Poco personalizada y cálida.
¿Qué es la comunicación informal?
Llega el momento de conocer la comunicación informal, consiste en el proceso de transmitir y recibir información relevante entre individuos específicos. La comunicación informal también puede estar presente en el ámbito empresarial, aunque es menos común.
Las personas que transmiten información a través de la comunicación informal, suelen vincularse según las afinidades e identidades que poseen, un ejemplo es el fútbol y la política, además de amistades surgidas en la niñez.
La comunicación informal es capaz de generar redes de comunicación afectiva, es decir, cuando un individuo establece este tipo de intercambio suele tener algún beneficio personal con el receptor. En ocasiones, la comunicación informal puede generar transmisiones insatisfactorias, ya que no controlan la información manejada.
El rumor y la comunicación informal
La comunicación insatisfactoria está muy ligada a los rumores. Un rumor es una manifestación vinculada a unos conocimientos cotidianos destinados a ser creídos, transmitidos entre personas con los datos e informaciones erróneas. La alteración de la comunicación informal puede desarrollar rumores, la falta de cohesión entre los datos se traduce en rumorología.
El rumor se transmite si se producen los siguientes fallos:
- La historia tiene importancia para el receptor, pero el emisor no tiene los datos correctos. Los trabajadores de la organización suelen querer saber todo aquello que de alguna forma puede llegar a afectarles en el entorno empresarial o laboral.
- Los hechos se han envuelto en una especie de ambigüedad.
Ventajas y desventajas de la comunicación informal
Las comunicaciones informales como ya te hemos explicado anteriormente, son aquellas que surgen de manera espontánea entre distintos individuos. El conjunto de ventajas de la comunicación informal son:
- Genera una transmisión adecuada a la información.
- Provoca afecto e integridad grupal.
- Disminuye la carga entre los diferentes directivos de la organizaciones.
- Establece una comunicación fácil y veloz para tomar decisiones.
Entre las desventajas presentes dentro de la comunicación informal se encuentran las siguientes:
- Provoca rumores, errores en la llegada de la información.
- Los gerentes no son conscientes de las actividades informales de sus empleados.
- Dificulta el control de la información por parte de la empresa.
Dentro de cualquier organización es primordial la correcta comunicación entre los participantes, ya sea formal o informal. Por lo que es necesario conocer tanto ventajas como desventajas de ambas comunicaciones.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la importancia de la comunicación formal e informal?
La comunicación formal e informal son importantes para el correcto funcionamiento de la empresa. Por su parte, la comunicación formal aporta jerarquía en la transmisión de la información, en cambio, la comunicación informal aporta libertad y comodidad en el lenguaje.
¿Cómo influye la comunicación informal en una empresa?
La comunicación informal genera rumores, desconfianza y tensión entre los implicados , ya que va de individuo a individuo sin ningún tipo de filtro. Además, se caracteriza por la falta de veracidad y precisión en la información, es espontánea.