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¿Cómo desarrollar una estrategia de comunicación para un evento?
Lo primero que debemos tener en cuenta es que hay una gran diferencia entre estrategia de comunicación y plan de comunicación, una estrategia es acerca de pensamiento de alto nivel y un plan es sobre ejecución en el terreno.
Construir una estrategia de comunicación para tu evento incluye desarrollar un plan con soluciones, metas, objetivos… con los que aprovechar oportunidades, encontrar soluciones y lograr tus metas.
No importa si tus objetivos son atraer un mayor número de asistentes, seducir más patrocinadores, o ayudar a tus invitados a recorrer los aspectos logísticos de tu evento.
Una estrategia te dotará con las herramientas necesarias para alcanzar todas tus metas.
Dicho esto, pasaremos darte algunos consejos para desarrollar tu estrategia de comunicación para eventos, con algunos consejos que debes saber:
- Define tus objetivos contestando a una serie de preguntas:
¿por qué se organiza el evento? ¿para atraer clientes? ¿incrementar la visibilidad de marca? ¿hacer networking?
Así definiremos a nuestro público objetivo y demás partes interesadas.
Además, Las respuestas a estas preguntas te ayudarán a definir los stakeholders del evento que deben ser involucrados en el proceso de planeación.
- Una vez aquí, decidiremos qué mensajes queremos transmitir y a través de qué canales:
Dependiendo del perfil de tus stakeholders, debes decidir qué mensajes quieres transmitir y en qué canales debes estar activo.
- Ahora definiremos los roles de cada miembro del equipo:
Todos deben tener claro cuáles son sus responsabilidades tanto en la elaboración como en la aplicación de la estrategia de comunicación:
Una estrategia de comunicación deberá ser redactada junto con el criterio de los directivos de la empresa y, por el contrario, los planes específicos para proyectos de comunicación deberían dejárselos a los especialistas en esas áreas.
- Todas las acciones deben orientarse a las audiencias, para lo cual debemos entender a nuestro público y predecir cómo va a actuar.
Las acciones que tu equipo tome para el evento, deben orientarse a lo que las audiencias conocen, sienten y hacen.
De esta manera estarás entendiendo las necesidades de tu público y sus posteriores comportamientos y reacciones a temas específicos.
- Establece KPIs (indicadores clave de desempeño), algo fundamental para poder evaluar los resultados de nuestra estrategia.
Las métricas y resultados dependerán de tus metas y tus indicadores clave.
Si el objetivo principal del evento era transformar tus clientes en embajadores de tu marca, los indicadores clave involucrarán al número de asistentes que decidieron tomar tus programas de referencia o participaron en actividades de promoción.
Si deseas medir el impacto que tu estrategia de comunicación tuvo en (potenciales) inversionistas, debes evaluar los nuevos fondos que tu compañía recibió luego del evento.
Elementos fundamentales en la comunicación de un evento
Dependiendo del objetivo de tú evento, llevarás a cabo distintas acciones concretas para comunicar en tu evento.
Por lo general, estos son los elementos fundamentales:
- Lo primero a tener en cuenta es haber desarrollado una estrategia de comunicación previa para saber que acciones específicas vamos a realizar en cada momento.
- E-mails:
El e‑mailing es una acción que puede ser muy eficaz. Sin embargo, hay que saber encontrar un equilibrio, no dejar que te olviden, pero sin llegar a hacer spam.
Tenemos varios momentos clave de envío de e‑mails: el envío de un “Save the Date” (se proporciona meses antes, dando la información básica del evento como puede ser únicamente la fecha).
Por otro lado, la apertura de la venta de entradas o de las inscripciones, varios recordatorios previos al evento y un e‑mail post-evento.
Todos estos mails tienen un momento preciso de ser enviados, es importante que tengas claro cuál es cada momento y lo realices según lo acordado en el plan de comunicación de la organización de tu evento.
- Página web atractiva:
Puede tratarse de un apartado dedicado al evento dentro de tu página web general o una página web propia del evento.
Diseña un espacio en el que la información esté presentada de forma clara y fácilmente accesible ya que el visitante tiene que poder encontrar con facilidad la información necesaria del evento.
También es importante para tu evento, el posicionamiento en web.
Utiliza palabras clave para que esta aparezca en las primeras posiciones en los motores de búsqueda.
- Dependiendo del caso, podría ser un elemento clave las redes sociales para promocionar tu evento (en el caso de que quieras hacerlo).
Para ello, podrías crear una cuenta del evento o adaptar la de tu empresa con publicaciones que lo den a conocer, crear un hastag o incluso hacer sorteos relacionados con el evento.
Esta herramienta es importante tenerla en cuenta tanto antes del evento, como durante y también después.
- Comunicación post-evento: La comunicación no acaba cuando finaliza el evento.
Es importante mantener el contacto con los asistentes, enviarles emails para agradecerles su asistencia o para recordar mediante fotos y videos los mejores momentos del evento.
También es la ocasión de redirigir a los asistentes hacia nuevos contenidos sobre tu organización, novedades o futuros eventos, para crear engagement y lograr mayor fidelización a tu marca.
Por último, cabe decir que se pueden compartir el contenido del evento por redes sociales si así se desease.
La comunicación de los eventos en Comunicare
En Comunicare también ponemos en práctica la comunicación en los eventos.
Pero, ¿Qué es Comunicare?
Comunicare somos una agencia de publicidad y marketing digital con más de 12 años
de experiencia. Contamos con grandes profesionales del entorno de la comunicación digital, por lo que te garantizamos que obtendremos los mejores resultados para tu negocio.
Estamos obsesionados con el aprendizaje de nuevas técnicas y el uso de nuevas herramientas que nos permitan llegar donde otros abandonaron y se acomodaron.
Como he mencionado antes, en Comunicare producimos contenidos para redes sociales, páginas web o campañas de publicidad. Analizamos audiencias y probamos distintas estrategias para fidelizar y convertir.
La combinación de estrategias en la generación de contenidos es clave. Volver a aprovecharlos nos ayuda a rentabilizar la estrategia ya que pueden ser utilizados para tu propia página web, campañas de Email marketing, redes sociales y para apoyar el posicionamiento SEO.
Somos creativos y contamos historias que generan fidelización o deseo de compra.
Cuenta historias que interesen y ayuden a conectar con tu marca.
Creamos mucho más que textos.
Te recomendamos que utilices tus contenidos para generar ventas y fidelizar usuarios, además de apoyar el SEO :
Somos agencia posicionamiento web SEO (orgánico): Estudiamos las keywords más interesantes para tu negocio, optimizamos todos los factores que afectan al SEO de tu página web, y realizamos un seguimiento y análisis de posiciones, enlaces y tráfico orgánico.
Además, captamos LEADS desde todos los canales posibles (Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin y Google) y personalizamos automatizaciones de envíos de emails para favorecer su conversión o fidelización. Automatizamos la personalización de las respuestas para aprovechar cada intento de venta. Adecuamos las páginas de destino para que cada LEAD sienta que ha encontrado justo lo que busca.
Otras agencias relacionadas con la comunicación y los eventos.
Agencia de marketing en la cual:
- Planifican previamente y entienden los objetivos de negocio de los clientes
- Desarrollan estrategias de captación de tráfico potencial, como Campañas Google AdWords – SEM o Posicionamiento de Páginas Web – SEO, entre otras.
- Mejoran la conversión y obtienen un ROI positivo, para ello utilizan la Analítica Web.
- Añaden mejoras en el diseño de páginas web y detectan aquellas partes de optimización para aumentar sus conversiones.
Agencia de comunicación y marketing online, que ofrecen servicios de marketing digital dirigidos principalmente a PYMES Start Up y Profesionales Autónomos.
Ofrecen soluciones en proyectos de diseño gráfico, imagen corporativa, diseño de páginas web y posicionamiento SEO además de servicios de análisis de tendencias que permitan ayudar a sus clientes a tener un mensaje innovador en su comunicación digital.
Diseñan ideas, conceptos, contenido en multitud de soportes y formatos.
Tienen todo lo bueno de la juventud, pero la experiencia necesaria para realizar con éxito tu proyecto. Pero, ¿Qué hacen?
- Diseño Gráfico e Ilustración
- Branding
- Packaging
- Presentaciones Interactivas
- Diseños corporativos
- Postproducción y 3D
- Grafismo
- Animación de personajes
- Mapping
- Etalonaje y Corrección de Color
- Digital
- Community Management
- Campañas de Social Media
- Posicionamiento SEO y SEM
- Marketing de afiliación
Agencia de comunicación y eventos.
–CREADORES DE IDEAS Y CONTENIDOS: Aciertan con lo que realmente necesitas, directos al punto de mira.
–APASIONADOS: 15 años de experiencia para aportar el cambio que la comunicación y los eventos corporativos demandan.
–SEGUROS DE SUS RESULTADOS: Se atreven con todo, porque con pasión en el trabajo se llega al fin del mundo.
Servicios que ofrecen: Comunicación online y offline, marketing, gestión y creación de eventos…etc.
Preguntas frecuentes relacionadas con la comunicación en los eventos.
¿Qué es necesario para una buena comunicación de un evento?
Aquí exponemos distintas razones:
- Para tener éxito en la organización de un evento, debemos facilitar e incentivar la comunicación entre los miembros de nuestro equipo.
- Asimismo, es conveniente tener una poderosa estrategia de comunicación con respecto a proveedores, catering, localización…
- Y, por supuesto, una buena estrategia de comunicación contempla cómo comunicar nuestra marca a la hora de buscar patrocinadores.
- Si pretendemos fortalecer nuestra presencia online, la estrategia también debe contener los objetivos que nos marcamos en este campo, los mensajes a emitir, el horario de publicaciones, los recursos con los que contamos y las acciones que vamos a realizar.
- Y, en relación con el punto anterior, debemos marcar los medios a través de los cuales vamos a comunicar (y promover) nuestro evento (mailing, redes, anuncios…), para lograr llegar al público objetivo del evento.
¿Cuál es la diferencia entre comunicar tu evento y promover tu evento?
Comunicar un evento se trata de hacerlo llegar al público objetivo del evento entero en general. Conlleva la planificación de una estrategia detrás.
Para la comunicación del evento es importante ponerte en contacto con todos los involucrados en él, no solo los asistentes, también los trabajadores, proveedores, prensa…etc.
Por su parte, la promoción del evento es parte incluida en esta comunicación.
No siempre tiene que ser dirigida al público al que nos hemos dirigido con lo anterior, ya que no va a hacer falta en algunos casos, por ejemplo, promocionar el evento a tus proveedores y trabajadores.
Si es cierto, que pueden coincidir los medios y canales por los cuales quieres trasmitir esta información y la de la comunicación. Sin embargo, otros muchos no coincidirán.
En definitiva, promoverlo es parte de la estrategia de comunicación, pero no una estrategia en sí misma.
Para la promoción del evento, existen muchos medios de comunicación , pero el más recomendable son las redes sociales, aquí te adjuntamos una imagen con unos pequeños consejos por si quieres inspirarte y difundir tu evento en redes sociales.