En el post de hoy hablaremos sobre qué es la comunicación comercial escrita, por qué es importante y los aspectos principales a tener en cuenta. Si te interesa, ¡sigue leyendo!
Índice de contenidos
¿Qué es la comunicación comercial escrita?
La comunicación comercial escrita es una herramienta de comunicación que utiliza la empresa para comunicarse con sus clientes o clientes potenciales, entidades, proveedores, organismos públicos o cualquier sujeto con la que la organización necesite contactar.
Por lo tanto, esta comunicación escrita comercial se utiliza para:
- El envío de facturas
- Acusar recibos
- El envío de comprobantes
- Mandar información sobre los distintos servicios o productos de la empresa en cuestión
- El envío de listas de precios
- Mandar información sobre promociones a través de cartas publicitarias
- Confirmas consultas y pedidos
- El envío de formularios de pedidos
¿Qué debe tener esta comunicación comercial escrita?
En definitiva, esta comunicación comercial escrita se utiliza para que exista una comunicación escrita entre dos interlocutores comerciales para compartir información sobre una operación comercial- estas puedes ser transacciones entre empresarios y particulares (business to consumer o B2C) o entre empresarios (B2B o business to business).
Las cartas comerciales deben distinguirse claramente de las cartas privadas, ya que estas últimas sirven para el intercambio de información personal entre particulares.
La comunicación escrita comercial es sumamente indispensable para el desarrollo de la vida comercial, ya que muchas operaciones se resuelven a través de esta vía.
Por todo esto, en la comunicación comercial escrita se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Claridad: se debe presentar el contenido de manera que el lector lo comprenda automáticamente.
- Precisión: la exactitud en la expresión es fundamental.
- Brevedad: se debe intentar evitar extender demasiado el contenido.
- Sencillez: evitar términos vulgares o muy cultos o expresiones espontaneas.
- Propiedad: utilizar palabras adecuadas para la circunstancia.
- Corrección: se debe evitar a toda costa cometer faltas ortográficas.
Escribir una comunicación comercial escrita: lo que se debe y no se debe hacer
A continuación, te aconsejamos sobre lo que debes y no debes hacer a la hora de escribir una comunicación comercial escrita.
Comunicación comercial escrita: lo que se debe hacer
- Conciso y corto: dentro de los escritos de la comunicación escrita comercial, se debe ser breve y directo. No serás el único que se ponga en contacto con el destinatario del escrito desde el punto de vista comercial, por lo que deberás desarrollar una formulación breve, concisa y con una línea de asunto bien escogida.
- Saludo personal: siempre que sea posible, es beneficioso dirigirse personalmente al destinatario de la carta comercial. Si no sabes su nombre, investiga quién es la persona de contacto responsable y asegúrate de que la ortografía desde la primera a la última palabra sea correcta. En caso de no identificar a ningún destinatario especifico, utiliza expresiones neutras como: “A quien corresponda” o “Estimados señoras y señores”.
- Posdata: la posdata puede ser usada para añadir información de otra categoría a la carta de negocios o para resaltar información importante. La característica P.D. seguida de dos puntos llama la atención fácilmente del lector, por lo que suele ser utilizada para despertar el interés del lector sobre ofertas actuales.
Comunicación comercial escrita: lo que no se debe hacer
- Errores ortográficos: los errores dan una impresión de poca profesionalidad, por lo que lee atentamente los escritos comerciales y corrige lo que sea necesario, requiriendo la ayuda de un profesional si es necesario.
- Redacción en negativo: se deben evitar las evita las negaciones y la utilización de palabras negativas. Incluso las malas noticias pueden traducirse en palabras positivas.
- Construcciones pasivas: no utilices oraciones pasivas, ya que estas eliminan toda motivación al ocultar al sujeto que actúa. Cámbialas por formulaciones activas que enfaticen la acción y proporcionen poder y dinamismo.
- Frases encadenadas: no utilices una estructura complicada en las frases, ya que esto dificulta la comprensión y la comunicación. Es mejor la utilización de frases cortas con oraciones sencillas y claramente comprensibles.
- Ofrece alternativas en lugar de construir muros: no utilices formulaciones que parezcan peyorativas o poco amistosas. Responde a los problemas a través del uso de una alternativa amigable y orientada a la búsqueda de soluciones.
Agencias de comunicación
Después de hablar sobre la comunicación escrita comercial, a continuación, os mostramos cinco agencias de comunicación con gran relevancia en el sector dentro de la Comunidad de Madrid.
Best Option Media
Agencia de comunicación que ofrece soluciones de planificación y compra de medios tradicionales, estrategia digital, acciones de marketing y relaciones públicas, eventos y comunicación, diseño y producción, así como consultoría e investigación.
Trabaja transversalmente con más de 1.000 medios en más de 40 países y tiene acuerdos con las principales centrales de compra a nivel internacional, lo que permite definir modelos de internacionalización adaptados a las necesidades de cualquier compañía en proceso de expansión.
Pin Up Comunicación y Moda
Pin Up es una Agencia de Comunicación y Relaciones Públicas la cual está especializada en Moda y Belleza. Tiene varias áreas de acción: comunicación corporativa, de producto, RR.PP., marketing, producción de eventos, producción y dirección de arte para catálogos de moda, contratación de influencers, modelos y celebrities para eventos y campañas y estrategias Social Media, Marketing de Influencia estrategias de Marketing Digital. Además, cuentan con un Showroom situado en la Glorieta de Bilbao.
IPPI Comunicación
IPPI Comunicación es una agencia situada en Madrid, que proporcionan soluciones de comunicación a medida. Se adaptan a las necesidades de cada organización, con planes integrales de comunicación personalizados, tanto para acciones promocionales puntuales como para el medio-largo plazo.
Además, se encargan de mejorar la reputación y estrategias digitales de las empresas a través de una correcta gestión de su presencia pública en los medios y en las redes sociales.
Galeón Comunicación
Galeón Comunicación es una agencia de comunicación y marketing con sede en Madrid que trabaja con marketing off line y online.
Cuenta con servicios especializados en Diseño (branding, PLV, Imagen Corporativa…), Marketing (SEO, redes sociales, email MK…) y Comunicación y Producción.
Area CG
Area CG es una agencia de comunicación y relaciones públicas en Madrid con vocación internacional. Su trabajo es conceptualizar acciones de impacto y diseñar estrategias para sus clientes. Entre sus servicios se encuentran: comunicación y PR, branding y activación, estrategia de contenidos, social media, eventos y diseño experiencial o marketing de influencers.
Comunicare
Tras descubrir qué es la comunicación comercial escrita, te informamos que desde Comunicare ofrecemos diversos servicios que garantizan una comunicación acertada. Esto hará que las organizaciones crezcan y que sus elementos comunicativos utilizados sean eficaces.
Análisis y plan de marketing
Desarrollamos planes de marketing a medida tras un profundo análisis del sector y el histórico de cada empresa.
Planteamos estrategias realizables y objetivos a corto, medio y largo plazo.
Compra de medios
En Comunicare analizamos y negociamos los mejores medios.
Nuestro proceso de compra de medios se realiza después de analizar la efectividad de cada uno con distintas pruebas simultáneas.
Email marketing
En Comunicare activamos bases de datos con campañas de Email marketing. Desarrollamos procesos de captación de datos potenciales y automatizamos su conversión mediante emails, convirtiéndoles en clientes.
Remarketing multiplataforma
Desde nuestra agencia utilizamos distintos mensajes y anuncios para convencer a los usuarios que ya te han visitado. Perseguimos sin saturar en redes sociales y webs, mostrando en cada momento el anuncio más idóneo. De esta forma mostramos y convencemos.
Generación de contenidos
En Comunicare creamos historias. Producimos contenidos para distintas vías, como redes sociales, páginas web o campañas de publicidad. A su vez, analizamos audiencias y probamos distintas estrategias para fidelizar y convertir. Creamos mucho más que textos, creamos historias.
Agencia social media
Comunicare no solo publica en redes sociales. Además, analizamos audiencias, competidores y todos los factores que intervienen en la efectividad de los contenidos. Por ello, proponemos mejoras y forzamos a que las comunidades crezcan.
Agencia de Publicidad
Desde Comunicare, como agencia de publicidad sólo hacemos aquello en lo que somos buenos. Los conocimientos que adquirimos para implementar nuestros servicios de marketing nunca paran de crecer. Para ello, trabajamos con las mejores herramientas del mercado para garantizar el éxito de cada estrategia.
Community Manager Madrid
En Comunicare estamos preparados para gestionar las redes sociales de las empresas más exigentes. Nos gustan los retos ya que contamos con expertos con años de experiencia demostrables en generación de contenido para social media.
Trabajamos con contenidos de marca, imágenes, vídeos, noticias, Time Lapse y mucho más. Aportamos diversidad y creatividad en tu comunicación online.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la comunicación escrita?
La comunicación escrita es un tipo de comunicación que permite a los individuos expresar ideas, emociones o pensamientos entre otras cosas, a través de los signos que forman el lenguaje escrito.
¿Qué elementos tiene la comunicación escrita?
Además de los elementos que comparte con la comunicación oral (emisor, receptor, mensaje, código…) la comunicación escrita tiene dos elementos adicionales que son fundamentales para que el proceso comunicativo se pueda llevar a cabo:
- Estructura: es la planificación del contenido. Responde a la pregunta: ¿qué se quiere comunicar?
- Estilo: manera en la que el mensaje será comunicado. Responde a la pregunta: ¿cómo se va a comunicar?
¿Qué características tiene la comunicación escrita?
- Requiere de habilidades de lecto-escritura: los participantes de este proceso comunicativo necesitan saber leer y escribir en el idioma en el que el mensaje se está transmitiendo para poder emitirlo, recibirlo y responderlo.
- No existe una retroalimentación inmediata: en este tipo de comunicación, a diferencia de la comunicación oral, el proceso no ocurre en tiempo real. La respuesta del receptor puede tardar, o directamente puede no haberla.
- Es permanente: la comunicación escritaqueda registrada y por ello, permanece en el tiempo.
- Requiere planificación: esta comunicación requiere organización y jerarquización, para que el mensaje pueda transmitirse adecuadamente.
¿Qué tipos de comunicación escrita podemos encontrar?
La comunicación escrita tiene tantos tipos como soportes físicos existentes. Por ello, según avanza la tecnología, se crean nuevos formatos.
Algunos de los modelos de comunicación escrita más comunes son: el correo electrónico, libros (tanto impresos como digitales), periódicos, páginas web o documentos escritos entre otros.