¿Cómo puedo mejorar la comunicación interna de mi empresa? Es una pregunta muy frecuente entre los directivos actuales. Cada día es más importante disponer de un ambiente laboral favorable y contar con una plantilla de trabajadores motivados y comprometidos.
Hoy os enseñaremos cómo podéis mejorar la comunicación interna de vuestra empresa. Analizaremos el concepto en profundidad, veremos los diferentes tipos y herramientas que existen, los beneficios que puede aportar a tu empresa y alguna sorpresa más. ¿Vamos a ello?
Índice de contenidos
Concepto de comunicación interna
Para mejorar la comunicación interna de tu empresa, primero debes conocer bien qué significa este concepto. La comunicación interna de la empresa es la comunicación que se da de puertas para dentro. Es decir, la comunicación que se da entre los trabajadores que forman la marca. La característica principal de la comunicación interna es que nunca se traslada al exterior.
Asimismo, al analizar la comunicación interna hay que tener muy en cuenta qué y cómo se transmite. Es muy importante dirigirse a los trabajadores de la manera en la que corresponde y de forma eficaz. No podemos permitir que, al transmitir información importante para todos los trabajadores, esta se reciba a destiempo y algunos de ellos no la reciban o la reciban por terceras personas. Esto puede generar inseguridad, incertidumbre y rumores que no favorecen a la organización.
Por último, podemos decir que la comunicación interna esta formada por todos los canales y sistemas de información que hay en una empresa. Estos sirven para transmitir todo tipo de datos e información de la organización entre los trabajadores de ella.
Tipos de comunicación interna
Si quieres mejorar la comunicación interna de tu empresa, los canales de los que dispongas deben asegurar una comunicación fluida en los diferentes tipos de comunicación interna que hay.
Ascendente
Va desde la base hacia arriba. Su objetivo es conocer las opiniones e informaciones de la base y lo que ocurre en ella. Además, trata de incentivar la participación del colaborador en el proceso de gestión de la empresa
Descendente
Suele ser la más habitual en las empresas. Es la Comunicación que comienza en la Dirección y va hacia abajo. Su finalidad es que el empleado esté informado en todo momento de lo que pasa en su empresa haciéndole sentir partícipe de ella.
Horizontal
Se da entre personas y departamentos que se encuentran en niveles jerárquicos similares. Su objetivo es lograr coordinación y cohesión entre los departamentos.
Transversal
Comunicación que atraviesa todas las partes de la empresa sin distinción de jerarquía. Generalmente se encuentra en organizaciones más modernas, descentralizadas y flexibles, con una gestión más participativa e integrada.
Beneficios de mejorar la comunicación interna de mi empresa
Mejorar la comunicación interna puede suponer varios beneficios que ayudarán a aumentar la actividad productiva de tu empresa. Algunos de estos beneficios son:
Mejora del clima organizacional
Con la comunicación interna organizacional se reducen las distancias y barreras entre departamentos. De esta manera, la información fluye entre los trabajadores de manera actualizada y les permite trabajar en armonía.
Además, por medio de la comunicación interna organizacional, los profesionales son estimulados a desarrollar relaciones interpersonales y el espíritu de colaboración.
Con un mayor enlace entre los empleados, el engranaje opera con más velocidad y cada equipo se fortalece. Esta combinación favorece la formación de un clima más sereno, respetuoso y provechoso.
Aumenta la productividad interna
Con la comunicación interna optimizada, puedes motivar a los empleados y hacerles sentir partícipes de la consecución de los objetivos.
En el momento en el que los trabajadores se identifiquen con los objetivos de la empresa, darán su máximo para ayudar a conseguirlos. Asimismo, la comunicación interna ayuda a que cada empleado entienda mejor su papel dentro de la empresa. De esta manera, será más fácil trabajar de manera coordinada y cohesionada.
Facilita la adaptación de nuevos empleados
Si un profesional es contratado recientemente y llega a la empresa conociendo su historia, sus funciones y siendo bien acogido, lo normal es que su adaptación sea más fácil.
Como la comunicación interna buscar crear un clima organizacional amigable y dinámico, es esencial que los nuevos empleados no se queden aislados y se adapten lo más rápido posible. Para ello, podemos facilitarles un manual de bienvenida o preparar alguna actividad para que se integre lo más rápido posible.
Reduce la tasa de rotación
El buen ambiente laboral y el aumento de la productividad no solo benefician a la empresa de forma directa. También contribuyen, de manera indirecta, a que el tiempo de permanencia de los trabajadores en la empresa sea mayor.
Es decir, si los empleados están estimulados, valorados y reconocidos dentro de un ambiente laboral agradable, no tendrán motivos para abandonar la empresa. Esto permitirá formar una estructura de trabajadores sólida cuyo entendimiento será máximo.
Herramientas para mejorar la comunicación interna de mi empresa
Intranet
La primera herramienta que puede ayudar a mejorar la comunicación interna de tu empresa es disponer de una web propia de la empresa. Una intranet es un instrumento digital que se ha vuelto popular en las organizaciones, ya que es flexible y se puede personalizar con base en las necesidades de cada compañía. Consiste en una plataforma o entorno digital, al que solamente los integrantes de la empresa tendrán acceso.
Una intranet permite a los colaboradores estar en contacto, interactuar y contar con información valiosa que los ayudará a realizar su labor.
Newsletter interna
Esta herramienta es una de las más eficientes porque los trabajadores normalmente cuentan con una cuenta de email y la deben atender debido a su trabajo. De esta manera, es muy probable que los mensajes de comunicación interna se lean. El email sirve para dar un mensaje del día, un texto motivador o informar sobre alguna campaña interna que esté en marcha o que esté por venir.
Apps
Una de las herramientas más interesantes que pueden mejorar la comunicación interna de la empresa es la creación de una App. Puedes desarrollar apps específicas para tu empresa o utilizar algunas de las que ya están en el mercado. Existen aplicaciones paraemitir información, organizar en horarios las tareas de los trabajadores, compartir recursos y herramientas, fomentar la participación y el entretenimiento de los colaboradores.
Revista interna
Esta herramienta de comunicación interna puede ser física u online. La revista interna es un instrumento potente de comunicación que te permitirá abarcar mucha información. Algunos ejemplos de contenido para la revista pueden ser destacar los logros de un equipo, la trayectoria de un trabajador, dar consejos, cifras de la industria, datos sobre la competencia, lo que está haciendo la empresa por alguna causa solidaria etc.
Encuestas
A través de esta herramienta para mejorar la comunicación interna puedes conocer más información valiosa de tus trabajadores. Para ello, puedes emitir cuestionarios para conocer sus opiniones de forma directa.
Las encuestas son valiosas para los momentos en que es necesario realizar algún cambio o innovación organizacional que afecte directamente a los empleados y para conocer la tendencias en ciertas circunstancias.
¿Cómo mejorar la comunicación interna de mi empresa?
Para mejorar la comunicación interna de la empresa, el encargado de gestionarla debe tener en cuenta diferentes aspectos.
Escuchar a los empleados
Una de las claves para mejorar la comunicación interna de tu empresa es escuchar a tus empleados. Y no solo escucharlos sino, cómo escucharlos. Debemos darles la importancia que merecen y reflexionar sobre qué les ha llevado a hacernos una propuesta.
La información que nos transmiten puede ser clave para saber qué aspectos se pueden mejorar, con qué procesos no se sienten cómodos, cómo mejorar el clima laboral, qué necesitan para recuperar la motivación etc.
Además, escuchar a tu equipo es lo que fortalecerá la relación con tus empleados y los involucrará al máximo. También podrás comprobar si están en línea con los valores y los objetivos de la empresa.
Planificar la comunicación interna
En la comunicación interna es importante crear estrategias concretas para los empleados escogiendo muy bien los mensajes y los tiempos. Es decir, cada departamento o trabajador puede tener unas necesidades diferentes y, por lo tanto, necesitar una estrategia distinta. En este sentido, habrá información que se transmita a determinadas áreas y a otras no.
Por ejemplo, la información financiera se transmitirá entre el departamento financiero y la dirección. De esta manera, el resto de los trabajadores no perderá tiempo leyendo información que no les ayuda a desarrollar su trabajo y cuando reciban información, sabrán que necesitan leerla porque está específicamente dirigida a ellos.
Establecer objetivos claros y hacer partícipes a los trabajadores
Cada trabajador debe contribuir a la consecución de los objetivos de la empresa. Cada uno en su área y con su responsabilidad, pero al final, cada uno debe aportar su granito de arena a la montaña que es la empresa.
Para ello, debemos transmitir los objetivos a cumplir de manera clara y estimulante. Puede resultar complicado comunicar esos objetivos claramente a tu plantilla. Asimismo, si no entienden los objetivos, no comprenderán cómo pueden ayudar y trabajarán sin motivación.
Transparencia en la comunicación
Los trabajadores tienen que confiar en sus responsables y en los directivos de la empresa y, para ello, la gestión tiene que ser transparente al cien por cien. La comunicación tiene que fluir, ser clara y directa. Así se agilizarán los procesos y aumentará la confianza. Los mensajes que dirija la organización a la plantilla tienen que ser sencillos y claros. En definitiva, deben informar, aportar y recordar información de interés.
De esta manera, evitarás los conflictos por desinformación o rumores y mantendrás un clima laboral favorable.
Compromiso de los líderes
Para que la comunicación interna puede mejorar, debemos conseguir el máximo compromiso de todas las partes. Como directivo, no puedes exigir el máximo compromiso a tus trabajadores si tú mismo no lo tienes. Un líder debe ser un ejemplo a seguir dentro de la empresa.
La humildad de los directivos y la potenciación de acciones que motiven a los empleados son dos aspectos básicos para formar equipos productivos y competitivos. Si lo fomentamos aumentará el sentimiento de pertenencia a la empresa por parte del trabajador.
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