Todo negocio, independientemente del sector al que se dedique, necesita de un plan de comunicación que marque los objetivos y la estrategia a seguir. Sin embargo, esto no es una tarea sencilla, es una hoja de ruta muy elaborada y que debe ser personalizada para cada negocio. Por tanto, es normal que te preguntes cómo hacer un plan de comunicación.
El plan de comunicación te marca el camino a seguir, por qué medio, en qué tiempo y que esfuerzo necesitas. Por tanto, contribuye a que tus esfuerzos de comunicación sean eficientes y los mensajes se transmitan de forma efectiva a las personas adecuadas.
Lo primero que debes conocer es cuáles son sus características, cuál es su objetivo y qué tipos de planes de comunicación existen. Una vez que tengas eso claro, lo siguiente es saber que puntos tienes que seguir para crear el tuyo.
Índice de contenidos
Cómo hacer un plan de comunicación: Características de un plan de comunicación
Antes de plantear cómo hacer un plan de comunicación debes conocer todos los aspectos de tu negocio y de tu marca, para así poder definir el mensaje que se va a comunicar a todos tus públicos objetivos. Para que el plan sea efectivo debe tener unas características. Debe ser:
- Analítico: debe partir de un análisis pormenorizado de tu marca y de tu empresa.
- Estratégico: hay que plantear unos objetivos que guíen la comunicación para saber qué y cómo comunicar, y a quién se le comunicará.
- Claro y coherente: debe ser claro y coherente tanto en su redacción como en su estructura.
- Alineado: debe seguir la línea de la marca y del negocio: la voz, tono, temas recurrentes, expresiones prohibidas, etc.
- Bidireccional: debe dejar lugar a la retroalimentación por parte del entorno.
- Unificado: debe integrar todos los esfuerzos que hace una organización para comunicarse.
- Proactivo y propositivo: debe plantearse de forma proactiva y propositiva, el plan marcará acciones que una empresa tomará para comunicarse en diferentes momentos, escenarios, contextos y canales.
Tipos de plan de comunicación
En función del uso o de los públicos a los que vaya dirigido el mensaje. El plan de comunicación será diferente. Por tanto, cuando te plantees cómo hacer un plan de comunicación, antes de nada debes tener en cuenta que tipo de plan necesitas:
- Plan de comunicación interna: el mensaje va dirigido a los públicos de dentro de la empresa.
- Plan de comunicación externa: la empresa brinda un mensaje para que lo reciba otra entidad o personas (como proveedores, clientes, etc.).
- Plan de comunicación digital: los medios utilizados para difundir el mensaje son digitales.
- Plan de comunicación offline: los esfuerzos comunicativos se orientan a emitir y gestionar en el ámbito físico.
- Plan de comunicación formal: se persigue emitir un mensaje institucional que no busca tanto la interacción.
- Plan de comunicación informal: el tono es más casual y persigue la interacción.
Objetivos de un plan de comunicación
El plan de comunicación debe dar orden y planificar, el objetivo principal de un plan de comunicación es poner orden a todo lo relacionado con la comunicación de una organización, de tal forma que planifique sus esfuerzos al respecto. Para continuar, debe contribuir con el fortalecimiento de la marca.En tercer lugar, cuando te plantees cómo hacer un plan de comunicación, debes generar una percepción positiva del negocio, debe ayudar a generar una percepción positiva sobre las acciones y operaciones del negocio. También tiene que Impulsar las ventas, cualquier acción de comunicación es un factor a favor de las ventas. Además, debe mejorar la interacción de la empresa con otros, el plan busca optimizar las relaciones con otras empresas o con otras personas, y entre estas con tus clientes y colaboradores. Por último debe contribuir con las estrategias de otras áreas, ir en consonancia con otros departamentos o áreas para unificar tus mensajes.
8 pasos para elaborar tu plan de comunicación
Una vez que ya tienes claro qué es un plan de comunicación, de qué tipo es el que necesitas y qué objetivos persigues, lo siguiente es saber cómo hacer tu plan de comunicación. Hay 10 pasos básicos para elaborar tu propio plan:
1. Análisis de la situación de tu negocio
El primer punto consiste en hacer un análisis de la situación para conocer cuáles son las amenazas, fortalezas, debilidades y oportunidades. De esta forma se podrá realizar un trabajo más firme y seguro que te ayude a alcanzar tus objetivos. Es recomendable comenzar con una ficha de datos de la institución, organización, empresa o marca que vayamos a analizar y para la que desarrollaremos el posterior plan. Esta ficha debe contener: el nombre, la misión, la fecha de constitución, el CIF, el lugar donde opera, los datos de contacto, el presupuesto del último ejercicio, las entidades subvencionadoras, datos sobre el personal, colaboradores y cargos directivos.
Tras tener los datos viene la toma de decisiones. Se deben marcar cuáles son las pincipales dificultades que se van a abordar y los principales objetivos estratégicos y/o específicos.
2. Objetivos: cómo hacer un plan de comunicación
El segundo paso sobre cómo hacer una plan de comunicación, consiste en marcar los objetivos de forma clara. Las acciones que vayas a plantear después deberán responder firmemente a los objetivos establecidos previamente.Los objetivos deben ser:
- Estratégicos: deben permitir que logres tus metas y posicionar tu marca en un mercado determinado.En definitiva, son los resultados que esperas alcanzar en un periodo determinado.
- Específicos:se tienen que exponer de manera clara y precisa los alcances y resultados que deseas obtener en las distintas etapas de tu plan.
- Concretos: deben ser concretos y estar claramente definidos.
- Mensurables: Debe poderse medir si se cumple o no.
- Coherentes: Deben responder a las cuestiones que presentan tanto el análisis de la situación
- Posibles: Los objetivos deben fijarse dentro del ámbito de lo alcanzable por la empresa en función de sus recursos, inversión, situación de partida, etc.
3. Públicos
El siguiente paso es definir los públicos , diferenciando los principales y los secundarios en función de los objetivos. Para considerar un grupo concreto como público objetivo debe ser:
- Sustancial: El público debe tener suficiente peso como para ser relevante para tu negocio.
- Definible: tienes que poder delimitar claramente quiénes se incluyen dentro del público objetivo y quiénes no.
- Respuesta diferencial: El público debe dar una respuesta diferencial a las acciones de comunicación con respecto a otros públicos.
- Alcanzable: deben existir los medios adecuados para comunicarse con este público o debe ser posible crearlos.
4. Mensajes
El siguiente paso es definir un mensaje estratégico para el desarrollo de tu estrategia. Deberá cumplir el objetivo planteado por tu negocio. También deberás definir una serie de mensajes adaptados a los públicos y que respondan a sus necesidades, gustos o intereses. Además tendrás que concretar el eslogan principal que resuma el contenido que conecte con los públicos.
5. Acciones de comunicación
Las acciones son el siguiente punto sobre cómo hacer tu plan de comunicación. Hay que detallar la propuesta detallando las acciones con las que conseguirás cumplir tis objetivos de comunicación. Es conveniente que relaciones cada acción con el objetivo que pretendes alcanzar con ella.
6. Cronograma
A través de gráficas y/o tablas debes recoger las acciones de comunicación que vas a desarrollar organizándose en el tiempo. Es un esquema que coloca en un contexto temporal las acciones detalladas en el apartado anterior.
7. Presupuesto
Para ofrecer un servicio de calidad, es necesario invertir recursos y dedicar una partida que posibilite realizar las diferentes acciones, así como para realizar el plan de comunicación.
Debe presentar detalladamente el coste de cada una de las acciones que contiene el plan, incluyendo una previsión de las partidas que se dedicarán a acciones publicitarias, subcontratación de servicios, producción de merchandising, etc.
8. Métodos de evaluación y seguimiento
El octavo punto de cómo hacer un plan de comunicación es establecer un método que te permita efectuar un seguimiento exhaustivo del alcance que tiene cada acción, además de confirmar si cumples con los objetivos y las expectativas propuestas. Se pueden utilizar varios métodos: impactos en prensa y en la web 2.0, encuestas, entrevistas en profundidad, grupos de discusión y objetivos cuantificables.
Este análisis permite conocer cuáles son los verdaderos resultados y también dará información para poner en marcha otras acciones, ya que permitirá conocer qué funciona y qué no, y por qué.
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Si tras leer este post sigues sin tener claro cómo hacer un plan de comunicación lo mejor es que recurras a los expertos: las agencias de marketing.
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Todos los planes que creamos los llevamos a cabo nosotros mismos y nos encargamos del seguimiento hasta cumplir cada uno de los objetivos propuestos.
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