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Cómo definirías la comunicación
La comunicación es la acción consciente de intercambiar información entre dos o más participantes con el fin de transmitir o recibir información u opiniones distintas.Los pasos básicos de la comunicación son la formación de una intención de comunicar, la composición del mensaje, la codificación del mensaje, la transmisión de la señal, la recepción de la señal, la decodificación del mensaje y finalmente, la interpretación del mensaje por parte de un receptor.
Otras definiciones de la comunicación
- Según B.F. Lomonosov y otros: “Comunicación es todo proceso de interacción social por medio de símbolos y sistemas de mensajes. Incluye todo proceso en el cual la conducta de un ser humano actúa como estímulo de la conducta de otro ser humano. Puede ser verbal, o no verbal, interindividual o intergrupal”.
- E. Pichón. Riviere: “La comunicación es la interacción de las personas que entran en ella como sujetos. No sólo se trata del influjo de un sujeto en otro, sino de la interacción. Para la comunicación se necesita como mínimo dos personas, cada una de las cuales actúa como sujeto”.
- Z.M.Zorín: “Comunicación es todo proceso de interacción social por medio de símbolos y sistema de mensajes. Incluye todo proceso en el cual la conducta de un ser humano actúa como estímulo de la conducta de otro ser humano”.
- Fernando González: “La comunicación es un proceso de interacción social a través de signos y sistemas de signos que surgen como producto de la actividad humana. Los hombres en el proceso de comunicación expresan sus necesidades, aspiraciones, criterios, emociones”.
- María del Socorro Fonseca: «La comunicación es llegar a compartir algo de nosotros mismos. Es una cualidad racional y emocional específica del hombre que surge de la necesidad de ponerse en contacto con los demás, intercambiando ideas que adquieren sentido o significación de acuerdo con experiencias previas comunes» [1].
- Stanton, Etzel y Walker: «La comunicación es la transmisión verbal o no verbal de información entre alguien que quiere expresar una idea y quien espera captarla o se espera que la capte».
- Lamb, Hair y McDaniel: «La comunicación es el proceso por el cual intercambiamos o compartimos significados mediante un conjunto común de símbolos».
- Idalberto Chiavenato: «La comunicación es el intercambio de información entre personas. Significa volver común un mensaje o una información. Constituye uno de los procesos fundamentales de la experiencia humana y la organización social».
- Robbins y Coulter: «Comunicación es la transferencia y la comprensión de significados».
Los conceptos básicos de la comunicación
Podemos distinguir a los siguientes elementos que forman parte del proceso comunicativo y que asientan a las anteriores definiciones de la comunicación:
Emisor:
El emisor es el punto de partida del proceso de comunicación al ser quien emite el mensaje. Para que esto pueda cumplirse, el emisor tiene que compartir los mismos canales y códigos comunicacionales con su receptor; de lo contrario, el proceso no culminará exitosamente. También cabe señalar que el emisor puede ir cambiando de roles a lo largo de una conversación o de un intercambio de información.
Receptor:
El receptor es quien recibe el mensaje del emisor. Su sol puede ser voluntario o involuntario, ya que puede estar participando activamente en el proceso comunicativo, de la misma forma en la que puede ser un actor incidental, como cuando escucha una conversación de otras personas o recibe un mensaje que no era para él.
Código:
El código o lenguaje es el conjunto de signos con el que se transmite un mensaje. En ese sentido, los códigos lingüísticos pueden ser:
- Orales: la lengua o idioma expresada de forma oral.
- Escritos: conformados por sistemas de signos que requieren habilidades de lecto-escritura. Un ejemplo de código es el idioma español que usan dos personas para conversar.
Mensaje:
El mensaje es el contenido que se quiere transmitir desde el emisor hacia el receptor. El mensaje está compuesto por una combinación de sistema de signos o símbolos que transmiten un concepto, idea o información que son familiares tanto para el emisor como para el receptor. Sin embargo, la decodificación del mensaje depende directamente del resto de los elementos de la comunicación y de las 6 barreras de la comunicación.
Canal de comunicación:
El canal de comunicación es el medio físico por donde se transmite el mensaje del emisor hacia el receptor. El aire es el medio físico más común de comunicación, (es esencial para generar los sonidos del lenguaje verbal oral) pero también lo son el teléfono, el celular, el correo electrónico, la voz, entre otros.
Ruido:
El ruido es toda señal que distorsiona el mensaje original que el emisor quiere transmitir. El ruido puede ser ambiental (sonidos que interfieren en la comunicación), del canal (fallas de cobertura), del emisor (uso de código desconocido para el receptor), del mensaje o del receptor. Una vez que hayamos establecido cuáles son los diferentes elementos que constituyen al proceso comunicativo también conviene recalcar al rol que juegan los mismos en el ámbito empresarial.
Retroalimentación:
La retroalimentación o feedback es un mecanismo de control del mensaje por parte del emisor. Debido a que la comunicación es un proceso bidireccional y tanto el emisor como el receptor están cambiando sus roles constantemente, la retroalimentación sirve para determinar la efectividad de los mensajes enviados por el emisor. De esta forma, quien emite el mensaje puede comprobar si fue recibido e interpretado de forma adecuada.
En adición, también hemos de considerar a las siguientes características:
- El tiempo que tardamos en obtener una respuesta
- La extensión temporal de una conversación o intercambio de información
- El tono del mensaje
Contexto:
Son las circunstancias en las que se desarrolla el proceso de comunicación. Tienen influencia directa en la interpretación del mensaje (espacio físico, marco de referencia cultural del emisor y el receptor, contexto social, etc.)
La comunicación empresarial:
La comunicación empresarial se define como la manera de interactuar hablada o escrita que se realiza entre la gente que forma la empresa y se clasifica en: comunicación interna y comunicación externa de la organización.
Hace que las relaciones tanto con los propios colegas como con los socios sean efectivas, te ayuda a crear una mejor estrategia, contribuye a que surjan más proyectos innovadores, influye en las decisiones, y hace que tus propuestas sean mejor aceptadas. Además ayuda a los empleados en la mejora y manejo de las relaciones laborales con los clientes y a resolver conflictos con mayor efectividad.
La comunicación empresarial puede tomar la forma de interacción oral a través de conversaciones y reuniones, ya sea en persona, en línea o por teléfono. También se puede llevar a cabo a través de documentos escritos, como correos electrónicos, materiales de marketing, publicaciones en sitios web y redes sociales, blogs, informes y propuestas.
Comunicación interna:
La comunicación interna tiene lugar dentro de las organizaciones, y fluye en diferentes direcciones, fluye hacia abajo ( hacia el staff), hacia arriba (hacia managers, dirección) y horizontalmente (entre manager-manager; staff-staff; etc.). El flujo de comunicación hacia abajo ocurre cuando la gerencia proporciona información, da instrucciones, solicita retroalimentación, y generalmente sirve de apoyo y motivación a los empleados. También fluye hacia arriba a medida que los empleados ofrecen comentarios e información, reportando sobre sus actividades y solicitando apoyo. Finalmente fluye horizontalmente a través de la organización para facilitar el intercambio de información entre departamentos y dando apoyo en la coordinación del trabajo realizado por equipos interdepartamentales.
Comunicación externa:
La comunicación comercial o externa incluye interacciones entre organizaciones y el entorno externo. Por ejemplo, una organización puede comunicarse con miembros del público, como clientes actuales y potenciales, y con otras organizaciones, como proveedores, oficinas gubernamentales y los medios de comunicación.
Principios clave de la comunicación empresarial:
Los siguientes principios clave de la comunicación empresarial te ayudarán a transmitir un mensaje a tu receptor:
- Comprende a tu audiencia:
- Es importante comprender y estar al tanto de tu audiencia, las personas con las que te comunicas. Debes adaptar el contenido y el modo de comunicación a las características de la audiencia. Estas incluyen sus intereses y creencias, antecedentes, roles y personalidades. En el caso de las empresas y organizaciones debes analizar el sector, los productos y hasta su competencia. Es importante realizar una investigación a fondo para comprender sus necesidades. Asumir que compartirán tus puntos de vista y tus conocimientos previos puede conducir a malentendidos, por lo tanto, es importante prepararse a fondo antes de comunicarse con las personas que acabas de conocer y que pueden ser de un contexto diferente. Esto te ayudará no solo a lograr tu objetivo actual, sino también a construir o mejorar tus relaciones comerciales.
- Lucha por la claridad:
- Para ser efectivo, tu mensaje debe ser claro. Es por eso que hay que seguir una forma estándar de escribir un informe, organizar una reunión o dar una presentación. Seguir las reglas gramaticales y la terminología estándar, o incluso las del sector de la empresa, también ayudan a producir un mensaje claro para tu audiencia.
- Comprende el contexto de tu comunicación:
- Al comunicarte con fines comerciales, debes conocer la cultura de tu organización y la de cada departamento u organización externa con la que te comunicas. Tener en cuenta el contexto multicultural más amplio de tu audiencia también es esencial. Sin esta comprensión, no podrás establecer un terreno común ni un entendimiento mutuo.
- Ten un propósito claro en mente:
- La razón principal para comunicarse en un contexto empresarial es lograr un propósito específico. Es importante saber qué quiere escuchar tu audiencia y tienes que hacerlo de una forma en la que te comprendan y puedas explicar tu propósito.
- En algunos casos, el objetivo principal es construir una buena relación a largo plazo con un colega o socio comercial. Sea cual sea tu propósito, si lo tienes claro desde el principio , lograrás tu objetivo.
- Selecciona el medio más apropiado:
- La comunicación puede llevarse a cabo a través de una variedad de medios, reuniones, correos electrónicos, llamadas telefónicas, informes… Para que esto sea efectivo, debes seleccionar los medios que sean más apropiados para tu propósito y contexto.
- Vamos a ver cómo podemos convertirnos en un comunicador comercial efectivo.
- La comunicación efectiva es crucial para el éxito de una organización. La comunicación tiene lugar cuando una persona transfiere datos y comprensión a las necesidades de otra persona.
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