Existen diversos canales de comunicación que las empresas pueden utilizar. Cabe señalar que estos pueden ser canales de comunicación formales e informales. Los primeros sirven para transmitir la información oficial (comunicados, órdenes, memorandos, etc.), mientras que los segundos se componen de las conversaciones y rumores. Y si bien los canales formales permiten llevar un control más eficaz del flujo de la información, no permiten pronosticar por sí solos el comportamiento colectivo dentro de la organización.
Índice de contenidos
Canales de comunicación formales
La comunicación formal es un sistema de comunicación que se basa en los canales y sistemas designados oficialmente.
En un entorno organizativo, la comunicación formal se describe como el envío y la recepción de: documentos oficiales, cartas, memorandos, informes, manuales de políticas o procedimientos, entre otros.
Esta forma de comunicación está respaldada por las estructuras y pautas organizativas autorizadas, que ayudan a garantizar que todos en la organización la entienden.
Un claro ejemplo lo constituye la información confidencial, que solo está destinada al receptor, y debe comunicarse en un entorno de comunicación formal.
Características de los canales de comunicación formales
Los canales de comunicación formales, suelen ser:
- Eficaces.
- Previsores de las desinformaciones.
- De ayuda para mejorar el control.
- De ayuda para consolidar la cultura interna.
- Disuasorios sobre el libre flujo de información.
- Requieren tiempo de gestión.
- Afectan a la toma de decisiones.
Canales de comunicación informales
La comunicación informal es casual, imprevista y no oficial. En este tipo de comunicación, la información se intercambia de forma espontánea, sin ajustarse a las reglas oficiales, las guías organizacionales, las formalidades, o la jerarquía.
Es un tipo de comunicación que se basa en las relaciones personales o informales en relación a las amistades, compañerismos, familiares, miembros del club, etc. Por lo tanto, están libres de las reglas convencionales que suelen mantienen las empresas y entidades públicas, entre otras.
Además, no suelen tener un canal de comunicación definido. Ya que la información puede fluir desde cualquier lugar. Si bien, es típicas de conversaciones interpersonales y, dentro de un ambiente de negocios, puede observarse en: conversaciones, correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas.
Características de la comunicación informal
La comunicación informal tiene las siguientes características:
- No es oficial, no sigue ninguna regla o formalidad.
- No está controlada, la dirección de la empresa u organización no pueden manejar este proceso comunicativo.
- Parece más confiable, existe la creencia que la comunicación informal contiene información más confiable que la recibida de la alta gerencia.
- Flexible, este tipo de comunicación se adapta a muchos canales.
- Más oral, suele utilizar más la comunicación oral.
- Rápida, se transmite a alta velocidad.
- Distorsionada, se tiende a exagerar los hechos y mucha información valiosa se omite.
- Influyente, tiende a generar cambios actitudinales.
- Sin necesidad de rendición de cuentas, es un intercambio de mensajes exento de responsabilidad ante la organización.
- Espontánea, sin planificarse, ocurre de forma casual.
Convivencia de los canales de comunicación formales e informales
La diferencia principal entre la comunicación formal e informal es que la comunicación formal siempre está respaldada por canales de comunicación predefinidos, mientras que no hay reglas establecidas para la comunicación informal.
Además, existen otras diferencias, como los momentos en que se producen una y otra comunicación o la agilidad con que se puede intercambiar los mensajes y su feedback.
En cualquier caso, ambos tipos de comunicación son esenciales para las empresas y sus equipos. Por eso hay que velar por el mantenimiento de las condiciones óptimas para que, en los dos casos, el intercambio de información sea lo más eficaz posible.
Así mismo, la comunicación informal puede ocurrir en el mismo espacio y tiempo que la comunicación formal. Por ejemplo, en una sala de reuniones privada durante una pausa o una sección de preguntas. ¿Cómo se distinguen los canales de comunicación formales e informales en estos casos? Se distinguen ya que la comunicación informal es el flujo de información que sobrepasa la estructura organizativa formal y la relación jerárquica o de información.
Ventajas e inconvenientes de los canales de comunicación formales e informales
Entre las principales ventajas de la comunicación formal destacan que siempre está respaldada por el documento escrito o cualquier otra evidencia documental; y que, en general, tiene gran influencia en la estructura organizativa. Si bien, esta forma de comunicarse también tiene sus inconvenientes. Uno de los principales es que, en caso de surgir problemáticas que requieran de una solución inmediata, es un tipo de comunicación demasiado burocrática, lo que se traduce en tiempo de gestión y en retrasos en la toma de acción.
En cambio, la comunicación informal tiene entre sus principales ventajas, que –al no estar sustentada por ningún medio institucional- la información se produce y se transmite de forma rápida, directa y más participativa. Mientras que, entre sus desventajas, se encuentran: la posible aparición de rumores y fricciones entre el personal; la posibilidad de que los gerentes no sean conscientes de las actividades realizadas; así como posibles dificultades para el control de la empresa.
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los canales de comunicación informales?
Los canales de comunicación informales son los que suelen hacer de ‘filtro’ para la comunicación formal. Y suelen ser conversaciones orales, correos electrónicos, llamadas telefónicas, etc. Si bien, cómo ya hemos visto anteriormente, la comunicación informal no dispone de un canal de comunicación definido.
¿Cuáles son los canales formales e informales?
Los canales de comunicación formales son aquellos que se sustentan en la estructura empresarial u organizativa, es decir, los canales establecidos oficialmente para un determinado fin. En cambio, los canales informales son todos aquellos que se utilizan de forma espontánea, para entablar una comunicación informal.
¿Cuáles son los canales formales de la comunicación?
Ya hemos visto que los canales formales de la comunicación son aquellos designados oficialmente por la organización. Por lo general se les denomina “línea principal de comunicación operativa”, y se encuentran bajo el control y la supervisión de alguna autoridad dentro de la estructura organizativa.
¿Qué es la comunicación formal?
Tal y como ya hemos indicado anteriormente, la comunicación formal es un sistema de comunicación que se lleva a cabo a través de los canales y sistemas designados oficialmente.
En un entorno organizativo, la comunicación formal se describe como el envío y la recepción de: documentos oficiales, cartas, memorandos, informes, manuales de políticas o procedimientos, etc.