Una óptima comunicación es imprescindible para la empresa, y los beneficios que reporta una buena comunicación organizacional son fundamentales para el desarrollo y evolución de la misma.
El entorno empresarial se caracteriza por ser un entorno de colaboración entre personas, por tanto la comunicación entre ellos es de vital importancia para el mejor desarrollo de la actividad empresarial. Es un entorno en el que se suele trabajar en equipo, en el que se toman continuas decisiones, se llega a acuerdos, por ello son tan importantes los beneficios de la comunicación organizacional.
Índice de contenidos
Definición de la comunicación organizacional
Antes de entrar de lleno en los beneficios de la comunicación organizacional debemos conocer su concepto. Esta está relacionada con la difusión de mensajes, a fin de transmitir, de forma interna en la empresa o asociación, aquellos logros o requerimientos a sus miembros. Por otro lado, de forma externa, permite que la sociedad pueda conocer cuáles son las misiones, visiones y metas de dicha organización.
La comunicación organizacional es un proceso de gran importancia dentro de cualquier organización, puesto que mejora la efectividad de la misma al permitir que los procesos y la información fluyan adecuadamente.
Cuando hablemos de comunicación interna, nos estaremos refiriendo al a la información transmitida en el interior de la organización, entre sus diferentes niveles jerárquicos y empleados. En cambio, cuando hablemos de comunicación externa, nos referiremos a cuando las personas de dentro de la organización intercambian información con personas externas a ella, como pueden ser clientes, proveedores…
Otro tipo de beneficios de comunicación organizacional es la comunicación empresarial o corporativa, si nos referimos a una empresa. O comunicación institucional si se trata de una institución.
Principales beneficios de la comunicación organizacional
Los beneficios de la comunicación organizacional son cuantiosos, vamos a enumerarte algunos de ellos.
- Ayuda a trasmitir la identidad corporativa.
- Promueve el flujo de comunicación y contribuye a generar un clima de confianza y mantener buenas relaciones entre el personal de la empresa.
- Mejora la productividad de la empresa, al facilitar el intercambio de información vital, sin burocracias o retrasos.
- Facilita el entendimiento, la confianza y buenas relaciones con los colaboradores de la empresa.
- Ayuda a la adaptación a cambios dentro de la organización por consecuencia de crisis internas o externas.
- Promueve la confianza y la fidelización de los clientes, una buena comunicación mejora las relaciones con los mismos.
Desventajas de una mala comunicación empresarial
Ya que hemos visto algunos de los beneficios de la comunicación organizacional, veamos también algunas de las desventajas de no tenerla.
- La información puede ser mal interpretada o mal emitida.
- Por diferencias culturales y diferencias personales pueden generarse mal entendidos entre los integrantes de la organización.
- Pueden ralentizarse los procesos, acuerdos y afectar por tanto a la productividad.
- Pueden aumentarse los costes por realizar acciones que posteriormente tienen que anularse o modificarse, por no realizarse adecuadamente por falta de comunicación en el planteamiento.
- Baja eficiencia.
- Crisis empresarial.
Elementos de la comunicación
En cualquier comunicación existen una serie de elementos que hacen posible dicha comunicación. Los componentes de los beneficios de la comunicación organizacional son los siguientes:
- Emisor: una o varias personas quienes cuentan con las ideas, la información y el propósito de comunicar. Dicho con otras palabras, son aquellos que buscan comunicarse con otros, por lo que inician la transmisión de un mensaje.
- Receptor: aquél o aquellos que reciben el mensaje emitido por el emisor. El o los destinatarios.
- Mensaje: es el contenido de la idea o pensamiento que el comunicador desea transmitir al receptor.
- Canal: es e medio o vía por el cual viaja el mensaje del emisor al receptor. Ejemplos de ello son los correos electrónicos, el teléfono…
- Código: es ese lenguaje o conjunto de reglas usadas para transmitir un mensaje. Ha de ser común para ambos emisor y receptor, de forma que el mensaje pueda ser entendido correctamente. Ejemplos de código son las reglas gramaticales, o los algoritmos de un programa informático.
Principales funciones de los componentes de los beneficios de la comunicación organizacional
- Informativa: decimos que los beneficios de la comunicación organizacional cumple una función informativa cuando es necesario que la información llegue a todos sus destinatarios para que la comunicación sea útil y efectiva. A nivel interno, esta información es necesaria para que los empleados puedan desarrollar sus funciones de forma eficiente y correcta. A nivel externo, permita a los clientes estar al día con las gestiones, servicios y trámites de la organización.
- Explicativa: esta función permite al receptor entender las razones por las cuales se toma una decisión en particular, así como las estrategias de la organización. De esta forma, se mantiene el trabajo en línea con los objetivos de la organización.
- Interrogativa: promueve el diálogo entre los participantes o equipos de trabajo, a través de de preguntas y solicitudes de información.
- Apelativa: esta función busca obtener una reacción o respuesta por parte del receptor. Un ejemplo de ello: “Llegue 5 minutos antes del inicio de la reunión” (beneficios de la comunicación organizacional).
Tipos de comunicación organizacional
Dependiendo del contexto en el que se presenten los componentes de la comunicación organizacional, podemos hablar de diferentes clasificaciones:
Según el canal utilizado
Según el canal utilizado, la comunicación organizacional se puede clasificar como sigue:
- Escrita: es el tipo de beneficios de la comunicación organizacional que utiliza la palabra escrita, bien a través del uso de letras, grafías o símbolos.
- Oral: este tipo de comunicación se basa en el uso de la palabra hablada a través del uso de sonidos.
- No verbal: el tipo de comunicación no verbal es el que utiliza gestos y expresiones corporales y faciales para transmitir un mensaje.
Según el grado de interacción
Según el grado de interacción entre el emisor y el receptor, los beneficios de la comunicación organizacional se clasifica en:
- Directa: cuando la transmisión del mensaje entre el emisor y el receptor se produce de forma personal o frente a frente.
- Indirecta: Cuando para la transmisión del mensaje es necesario el uso de un instrumento de comunicación, puesto que el emisor y el receptor se encuentran distantes. Un ejemplo de ello es un correo electrónico o video llamada.
Según el contexto donde se desarrolla
Según el contexto en el que se desarrollas los componentes de la comunicación organizacional, se puede clasificar en:
- Internas: es la comunicación que se produce dentro de una misma organización, como por ejemplo, una reunión de departamento
- Externas: es la comunicación que se produce entre dos partes que, aunque no forman parte de la misma organización, sí se encuentran en un mismo contexto, como puede ser la organización y un distribuidor.
Según el número de personas que intervienen en la comunicación
En este caso, podemos clasificar la comunicación organizacional:
- Individuales: cuenta con un solo emisor y un solo receptor, como puede ser la comunicación entre un supervisor y un empleado.
- Colectivas: en esta comunicación toman parten diversos receptores y emisores. Ejemplos de ello pueden ser mesas redondas, conferencias…
Según en el que se desarrolla la comunicación
Dependiendo del contexto de la comunicación, los componentes de la comunicación organizacional se clasifican en:
- Formal: este tipo de comunicación es el que se desarrolla de forma habitual en la organización. Una gran parte de esta comunicación se desarrolla en forma escrita, y puede ser más lenta que otro tipo de comunicación, al tener que cumplir con ciertos parámetros.
- Informal: esta otra comunicación también se puede desarrollar en la organización, pero sin utilizar los medios oficiales de comunicación de la misma. Su difusión es más rápida, y ocurre normalmente entre compañeros de trabajo durante sus descansos, a la llegada y a la salida del trabajo…
Según en la dependencia jerárquica
Podemos habar de tres tipos diferentes de comunicación según la dependencia jerárquica:
- Ascendente: esta comunicación fluye desde lavase de la organización hacia los niveles superiores. Por ejemplo, de los empleados a los supervisores, y de los supervisores a los gerentes.
- Horizontal: esta comunicación se desarrolla entre miembros del mismo nivel jerárquico en la organización.
- Descendente: En este caso, la comunicación (beneficios de la comunicación organizacional) se origina en los niveles jerárquicos superiores hacia los inferiores, como de un CEO hacia un gerente.
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