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¿Qué funciones tiene el área de comunicación interna?
La comunicación interna de una empresa es un pilar fundamental para el desarrollo de una empresa, esta permite que los empleados, proveedores, clientes y demás colaboradores de la empresa se sientan satisfechos, cómodos y valorados por la marca impulsando así, el sentimiento de pertenencia a la empresa y aumentando la productividad de los trabajadores que a su vez incrementará los beneficios económicos obtenidos.
Por este motivo, es necesario que haya un responsable al mando de todas las directrices que se lleven a cabo para conseguir una buena comunicación interna y que tenga en cuenta todas las funciones de esta área. La persona elegida debe conocer el sector, tener conocimiento de la cultura del negocio, del plan estratégico y que tenga como aliado principal a la dirección general de la empresa.
Que los altos cargos estén implicados en este proceso es vital puesto que ellos son los líderes y la figura de más alto cargo de la empresa. Asimismo, contar los mandos medios puede significar un notable cambio en la legitimidad de la iniciativa de una buena comunicación interna.
Responsabilidades de la comunicación interna
Ya que el área de comunicación interna requiere un responsable que controle dichas acciones, también es necesario que este tenga en cuenta las responsabilidades que conlleva dirigir este departamento.
Hay 5 importantes responsabilidades:
- Medir: el responsable debe realizar de forma periódica una auditoria de comunicación interna y estudios de clima laboral.
- Planificar: debe diseñar el plan estratégico de comunicación interna o el plan de acción en coordinación con la dirección general y el área de marketing, comunicación externa y RRHH.
- Comunicar: debe favorecer la comunicación 360º a través de la implantación de un plan integral de comunicación fomentando una cultura interna digital y cooperativa a través del uso de nuevas tecnologías.
- Asesorar: debe apoyar y asesorar al comité de dirección y a los demás colaboradores con el fin de que sean mejores comunicadores.
- Evaluar: por último, debe diseñar, implantar y realizar un seguimiento de los canales oficiales de la empresa para valorar los resultados y ver si están alcanzando el objetivo deseado.
Solamente conociendo los objetivos y las funciones que debe cumplir el departamento de comunicación interna será posible diseñar una buena estrategia para la empresa.
Funciones básicas de la comunicación interna
El responsable de comunicación interna dependiendo del tipo de empresa, numero de trabajadores y recursos asignados puedes desempeñar funciones integradoras, informativas, preventivas, colaborativas y evaluadoras.
Función integradora
Esta función busca mejorar el sentido de pertenencia de los trabajadores, para ello involucra al personal en los valores y objetivos del negocio una vez realizado un diagnóstico de clima laboral. Este se realiza a través de:
- Encuestas a los trabajadores sobre aspectos clave como el liderazgo, la formación, el compañerismo, la información, entre otros; y para conseguir una respuesta sincera y objetiva se suelen realizar de forma anónima.
- Estas encuestas y mediciones se realizarán al menos una vez al año para poder crear tablas comparativas de como avanza la comunicación interna de la empresa.
- Asimismo, se creará un DAFO interno con el fin de elaborar las estrategias y el plan de acción a seguir. En este se incluirá objetivos, formación para los colaboradores, nuevos espacios y dinámicas de comunicación y también, eventos sociales y festejos que se celebren dentro de la empresa.
Función informativa
El responsable debe mejorar la escucha y el entendimiento entre las diferentes áreas para potenciar la calidad de los procesos productivos. Para conseguirlo deberá:
- Gestionar la información y la comunicación online y offline, mediante el saneamiento de información útil, selección de proyectos y actividades de la empresa, el tratamiento de información según el medio y las audiencias y la elaboración de reportes novedosos para los trabajadores.
- Difundir la cultura corporativa y el proyecto empresarial, consiguiendo un mayor conocimiento de la misión, visión, valores de la empresa y de los proyectos que se están realizando o se realizarán en un futuro.
- Diseñar políticas, manuales y estrategias de comunicación que ayuden a los colaboradores a entender el proceso comunicativo, conocer los distintos canales que serán utilizados y facilitar el proceso de información dentro de la empresa.
- Proponer, diseñar y evaluar todos los planes de comunicación que se implanten. Como toda estrategia, el plan de comunicación también debe ser controlado y analizado para ver si está bien encaminado y se obtienen buenos resultados.
- Fomentar la creación de comunidades virtuales, aprovechando la existencia de entornos digitales y su facilidad de comunicación, pues permiten la inmediatez, la interacción y la difusión de contenido interesante.
- Asesorar y colaborar con el community manager, apoyando sus iniciativas ya sean online y offline, personalizando mensajes para las distintas plataformas, creando nuevos canales de comunicación, etc.
Función preventiva:
Este también ayuda a la prevención y a resolver las diferentes crisis laborales, de productos y servicios, de identidad digital y muchos más.
- Para gestionar y prever crisis se creará un manual y un plan de crisis a fin de estar preparados antes sucesos imprevistos.
- Y para evitar conflictos internos y proyectos de liderazgo, se diseñarán protocolos de solución de conflictos y se propondrán proyectos de formación de mejora de liderazgo.
Función colaborativa:
Para crear una comunicación participativa se necesita crear espacios de encuentro y acercamiento entre áreas y personas. El objetivo de esto es sensibilizar a los colaboradores con las iniciativas de la empresa, en ningún caso obligarles a asistir ni imponerles su participación.
- Promover una cultura colaborativa y de innovación, pues favorecerá el intercambio de conocimiento, de comunicación entre los diferentes colaboradores (altos y medios cargos y operarios) y se promoverá el uso de redes sociales internas.
- Proyectos de reconocimiento, formación y localización de talento por los cuales se valore y reconozca el esfuerzo y el compromiso de los trabajadores con la empresa.
- Promover el trabajo de equipos multidisciplinares mediante la creación de equipos de alto rendimiento que tengan ambiciosos retos y se vena motivados a conseguirlos.
Función evaluadora:
Desde esta función se pretende hacer un seguimiento de las actividades y de los proyectos de comunicación interna con el fin de medir el impacto, establecer mejoras y corregir desviaciones. Los métodos empleados serán:
- Gestión de auditoría, cuidando la eficacia de todos los canales oficiales en el proceso de comunicación, evaluando la mejora del impacto de los mensajes y realizando propuestas para optimizar los canales implantados.
- Seguimiento del impacto de las acciones realizadas, estableciendo métricas de impacto por cada una de las actividades de comunicación interna realizadas.
- Control y medición de contenidos por colaboraciones externas, en caso de optar por campañas en que otros lideres y colaboradores realicen el contenido es imprescindible facilitar los manuales de actuación, así como observar los resultados obtenidos.
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Otras agencias que pueden ayudarte en el proceso de comunicación
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Se centran en el entorno digital, pues es su punto fuerte y por el cual han ganado numerosos premios y reconocimientos de marca.
Babalua
Babalua es una empresa de comunicación y marketing 360 que ofrece servicios de marketing tanto online como offline. Para ello utilizan técnicas de consultoría, branding de marcas, departamento de diseño y creatividad, gestión de eventos y gestión de e-commerce en negocios.
Ha trabajado con grandes marcas como Walt Disney, DHL, el Corte Inglés, Nickelodeon, entre otros.