Toda empresa, organismo e institución dedica gran parte de su esfuerzo a elaborar planes de comunicación efectivos que les permitan reforzar su imagen, tanto con sus empleados como con sus proveedores y con sus clientes, reales y potenciales. En los últimos años, los planes de comunicación han incorporado los eventos corporativos como una herramienta fundamental de esos planes, dado lo eficaces que son y las ventajas que aportan, frente a otras herramientas o acciones de promoción.
La organización de eventos corporativos es una estrategia especializada que se basa en el desarrollo de una marca y en la conceptualización de experiencias memorables para el asistente al acto. Con la contratación de una agencia relaciones públicas eventos, el éxito de tu empresa estará asegurado en cuanto a lo que las relaciones públicas se refiere.
Un evento es un suceso programado que tiene lugar en un lapso de tiempo y en un espacio físico concreto. Sin embargo, esta definición resulta ser tan amplia que, para poder acotarla, se le añade una segunda parte al término, que define generalmente la naturaleza de estos actos. Así, tenemos eventos culturales, eventos sociales, eventos deportivos, eventos musicales y eventos corporativos.
Por tanto, concluimos que evento es cualquier acto que tenga planificación al menos en cuanto a espacio y tiempo (lugar y fechas-horas), y que es aconsejable especificar
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Características de los eventos
Todo evento, para ser considerado como tal, debe cumplir con una serie de características básicas, que la agencia relaciones públicas eventos tratará de respetar:
- Son únicos en cuanto a fechas, escenarios, temáticas, decoraciones, asistentes… Dos eventos nunca serán iguales, a pesar de que sean ediciones consecutivas del mismo.
- Son perecederos, están sujetos a una variable de tiempo que hace que caduquen.
- El entorno es fundamental para que el evento sea un éxito. Al hablar de entorno, se habla del espacio físico (país, ciudad, sede), pero también se refiere a las fechas y horarios de apertura, al aforo, a las facilidades en cuanto a recursos materiales y humanos, etc.
- Conllevan un trabajo intensivo y requieren mucho personal. Los eventos se planifican con meses, incluso años de antelación. La labor de un buen gestor de eventos es, en parte, controlar todos los proveedores que se subcontratan para dar los distintos servicios que el evento requiere. En el evento convivirán muchas personas con distintas funciones.
- Se ajustan a un calendario detallado al máximo. La planificación de un buen calendario (planning/timeline) es básico para que todos los involucrados en la puesta en escena del evento puedan llegar a tiempo con sus tareas y todo esté preparado para el gran día, sin sorpresas.
- Son intangibles. Hablamos de servicios. Son vivenciales, experienciales pero no tangibles.
- Conllevan un ceremonial, un protocolo o un ritual. Aunque el evento sea informal, siempre habrá un orden del día, una escaleta o unos pasos definidos.
- Son interdependientes. Para que un evento salga bien, muchos departamentos de la empresa que lo pone en marcha deben interactuar (marketing, comercial, financiero, dirección…). Además, también son interdependientes en la medida en que involucra a muchos proveedores y, por tanto, empresas diferentes para su puesta en escena.
Por todo ello, dentro del ámbito de la promoción, los eventos se han convertido en una de las herramientas de comunicación más populares dentro de las empresas hoy en día. Permiten tener un cara a cara entre la empresa y su público objetivo (interno, externo o potencial) y, además, que los asistentes interactúen entre sí y con los productos de la empresa.
Actualmente los eventos corporativos son auténticas experiencias inolvidables, por lo que se han convertido en una herramienta de marketing fundamental para crear un vínculo entre las partes, lo que se conoce como engagement.
Tipos de eventos corporativos
En muchas ocasiones, cuando vemos la necesidad de realizar un evento para nuestra empresa, nos cuesta ver las diferencias entre los tipos de eventos corporativos. Seminarios, congresos, convenciones, cursos… todo suena muy parecido en nuestra cabeza.
Los eventos corporativos son una herramienta fundamental para las empresas que se utiliza tanto para fidelizar a los clientes como incentivar a los trabajadores. Pero dentro de estos últimos existen diversas opciones que responden a diferentes necesidades y finalidades. Para poder definir exactamente en qué va a consistir nuestra acción, es importante conocer las definiciones y diferencias dentro de todos los tipos de eventos corporativos.
Seminarios
Los seminarios de empresa son unos tipos de eventos corporativos que tienen carácter formativo. Son reuniones donde se suele desarrollar un tema en concreto de la mano de especialistas en su área. Suele tener un periodo breve en torno a los dos días, dependiendo del tipo de seminario y acostumbran a estar impartidos por varias personas. Establecen como objetivo mejorar el conocimiento de los trabajadores o actualizarlo y para ello se requiere participación de los mismos, es decir, requieren de interactividad.
Cursos
La finalidad de los cursos empresariales es la misma que la de los seminarios: ampliar conocimientos a través de expertos. Por lo tanto, ¿cuál es la diferencia entre ambos? Podemos determinar que las diferencias principales están en el tiempo de duración, así como en el papel de los asistentes. Los cursos para empresas suelen durar menos tiempo que los seminarios de empresa, pero además, los asistentes son meros receptores, adquiriendo un papel pasivo.
Congresos
Los congresos son reuniones periódicas cuyo objetivo es convocar a un grupo de personas pertenecientes a la misma empresa, organismo, asociaciones, etc. El objetivo principal de este tipo de eventos corporativos es el de ponerse al día de las novedades relacionadas con su profesión o ámbito en el que trabajan. La duración varía según los intereses pero, en general, oscila entre los dos y cinco días.
Convenciones
Las convenciones se caracterizan principalmente por ser reuniones cerradas, es decir, exclusivamente asisten los miembros de una misma empresa, organismo u asociación. Se establece como propósito estudiar y exponer la evolución o recorrido de la misma. Además tienen una naturaleza integradora, que ayuda a motivar a los componentes haciéndoles partícipes de ciertas decisiones.
Jornadas de incentivos
Las jornadas de incentivos para trabajadores son eventos de uno o dos días donde se reúne el conjunto de una empresa para realizar actividades lúdicas. El fin principal es crear un ambiente óptimo para fomentar vínculos entre ellos y de esta manera obtener un buen equipo de trabajo.
Workshops o Talleres
Lo más común es que los workshops o talleres formativos sean parte de un congreso o jornada. Se trata de actividades prácticas dirigidas por un experto o especialista en un área. Son actividades caracterizadas por el feedback y dinamismo. Cabe destacar que están en pleno despegue y se están haciendo cada vez más conocidas.
Simposios, mesas redondas, foros o paneles
Todos estos eventos de empresa tienen en común la dinámica conversación entre sus asistentes o ponentes. Suelen formar parte de otras jornadas y el tiempo de duración suelen ser pocas horas. La conversación, debate o exposición de oradores puede darse en diferentes momentos.
¿Qué tipo de evento de empresa debes hacer?
Una vez ya hemos definido y conocido cuáles son los tipos de eventos corporativos debemos establecer cuál es el que más nos interesa llevar a cabo según algunos factores. En ocasiones no se trata de una tarea fácil por lo que normalmente las empresas recurren a una agencia relaciones públicas eventos, especializadas en la definición del mejor tipo de evento para tu empresa. Factores a tener en cuenta:
La finalidad del evento
Es el punto clave de la organización de un evento corporativo. Necesitas saber para enfocar el evento de una y otra manera. Algunos objetivos son: incentivar la superación de los objetivos propuestos, motivar a los empleados para conseguir mayor eficiencia y rendimiento, formar un equipo de trabajo sólido, celebrar aniversarios o acontecimientos destacados de la empresa, premiar éxitos en las ventas, dar a conocer nuevos productos previamente a su lanzamiento… entre otros.
El número de asistentes
Este dato debes saberlo previamente a la elección del evento. Hay que tener en cuenta que el número de asistentes dependerá tanto el presupuesto como el espacio escogido.
El contenido que se va a tratar y la forma del mismo
Este apartado tiene una relación estrecha con la finalidad con la que llevamos a cabo el evento. Debemos asegurarnos de que la información que quiero transmitir llegué. Por eso, las condiciones del espacio y el tono de la comunicación tienen que favorecer su recepción.
La periodicidad con la que lo vayamos a realizar (ordinario o extraordinarios)
Plantéate según el tipo de evento si permite planes a largo plazo. Es decir, si la finalidad con la que lo realizas es la celebración de un aniversario, prevé la siguiente.
El destino o lugar en el que lo vamos a realizar
Si hablamos de viajes de incentivos, es importante que el destino se adapte a las necesidades de tu evento. Además, para asegurar el bienestar de los asistentes es interesante someterlo a una decisión en conjunto.
Funciones de una agencia relaciones públicas eventos
Una agencia relaciones públicas eventos se caracteriza por brindar el soporte estratégico a las marcas o empresas, para así realizar una buena comunicación tanto interna como externa. Y así establecer relaciones positivas y de proyección con sus trabajadores, la comunidad donde se encuentra instalada, los inversores, y con el consumidor.
Se encarga de respaldar las estrategias de marketing de una empresa.como la introducción de nuevos productos, la generación de marketing sea relevante, educativa,entretenida y actual para sus diferentes audiencias.Reposicionamientos de Productos (es volver a poner en la mente del consumidor algún producto o servicio
Organizar eventos y conferencias de prensa. Preparación o consejo de declaraciones y discursos a los dirigentes de la empresa.
Preparación o aprobación de todas las noticias,artículos, fotografías, que se entregan a los diferentes medios de comunicación.
Analizar las tendencias futuras y predecir sus consecuencias.
Mejores agencias relaciones públicas eventos en España
Comunicare
Somos una agencia de marketing digital con sede física en Madrid, para la que no existen barreras geográficas. Prestamos nuestros servicios a clientes desde cualquier punto en el que se encuentre.
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Se trata de una de las agencia relaciones públicas eventos más reconocida en España. Destaca por su carácter versátil y su capacidad de aportar ideas innovadoras y creativas, soluciones integrales para acercar la marca a sus audiencias y una capacidad destacable para generar contenidos de valor en los nuevos escenarios y entornos mediáticos”. La agencia cuenta con 13 años de vida y ya tiene a su cargo 150 profesionales en cinco oficinas repartidas en tres continentes.