Una agencia de comunicación es un medio importantísimo porque depende de ella la reputación de la empresa. Son aliados estratégicos presentando nuevos intereses de comunicación y otros canales. Estos medios están en constante interacción con los clientes, con lo cual, ayudan a la reputación y a la relación con ellos. Aparecen en distintos medios tanto prensa como televisivos, programas de radio, internet para dar a conocer sus rasgos, destacan las distintas actividades y aspectos positivos de la empresa, crean y gestionan nuevas publicaciones para compartir con su público objetivo.
Funciones de una agencia de comunicación
- Crear contenido. Crear y distribuir contenido es la base de cualquier agencia de comunicación, por lo que deben entender muy bien dos cosas: ¿Qué hace mi cliente? ¿Qué quieres comunicar? En base a esto, el responsable de relaciones públicas tiene un juicio razonable frente a los reporteros, no es fácil entrar en contacto con cuestiones puramente comerciales, pero si la empresa sabe lo que quiere transmitir, los medios de comunicación serán mucho más fáciles, crear noticias de interés para los usuarios y ganar interacción con ellos. Cree una noticia interesante para que pueda atraer a una gran audiencia. Aun así, es necesario aclarar qué medios, reporteros y qué tipo de contenido debemos compartir, porque debemos desarrollar estrategias para ser lo más relevantes posible al contenido. El contenido es planificado por clientes y agencias en diferentes formas, como artículos, notas de prensa, columnas, entrevistas, etc.
- Comunicación de crisis. Puede ser que en algún momento la empresa se haya encontrado con un tema controvertido sobre la empresa, lo que puede significar que es negativo y puede perjudicarla como resultado. La agencia de comunicación puede tener que desarrollar algunas estrategias para solucionar este problema. La comunicación debe ser establecido al mismo tiempo para compensar la información de los medios. Si no tienes un plan de crisis, entonces debes actuar para que puedas emitir un comunicado de prensa en el que difundir la noticia para mantenerte informado y reaccionar de inmediato, especialmente si la empresa o marca es cuestionada o atacada. Si la situación es grave o se encuentra en una situación de crisis, se debe implementar este plan. No solo no se dé a conocer información negativa, sino que también se actualicen noticias y noticias de rueda todos los días para que los reporteros puedan escuchar y recibir información de la empresa. Así que, ante el daño que se ha causado, es importante actuar según lo fijado, según las pautas marcadas para volver a la normalidad lo antes posible y, que desde fuera la perspectiva de los clientes y de la sociedad en general nos vean seguros y fiables y no debilitados.
- Comunicación hacia el exterior. Estas agencias son responsables de brindar conocimiento a los “voceros”, personas que son las encargadas de comunicar en nombre de la empresa de puertas hacia fuera, quienes pueden ser el jefe, gerente, presidente o director ejecutivo de la empresa. Todo el foco de la empresa recae en ellos, desde la producción hasta la comunicación de todas las actividades, porque les atribuyen los logros y fracasos de la empresa.
No siempre podemos encontrar gerentes que sepan comunicarse o tengan experiencia en hablar de la empresa, por eso es importante que estas personas se capaciten y actualicen sus conocimientos para hacerlo mejor. Las agencias de comunicación se encargan de su formación, para que puedan afrontar miedos y dudas sobre lo que se puede o no se puede decir.
Son muchos los aspectos de la formación de «portavoces», pero lo más importante es que debemos prestar más atención a: expresión oral, claridad de habla, encanto, autoconfianza, tono y gesto.
- Ruedas de prensa, organización de eventos. La organización de una rueda de prensa es fundamental para comunicar formalmente las novedades de la empresa. Su organización necesita muchos contactos de periodistas, editores, editores y medios de comunicación. Una buena rueda de prensa requiere al menos la participación de los «portavoces» de dos organizaciones para complementarse y resolver diversas dudas. También pueden confiar en videos o presentaciones breves que ayuden con la exhibición, y luego pueden abrir un turno de preguntas. En cuanto a la organización del evento, debe existir una buena coordinación para que la empresa continúe participando activamente en todo el evento y siempre produzca acciones positivas para la marca, pues puede haber situaciones en las que los participantes sientan que algo anda mal, lo cual será capturado por los medios. ¿Cuáles son los detalles más importantes para una perfecta coordinación?
- Planear el contenido relevante para el acto, ya que, tiene que ir en concordancia la temática con la intención de la empresa.
- Hay que dar protagonismo a los invitados, le daremos autoridad, hacerles participes del evento y que se dejen notar.
- Hay que estar mu pendiente de la logística, coordinar los mensajes con los canales de respuesta que, a su vez se debe coordinar con el diseño y el material POP, a la vez que es importante elegir bien el lugar del evento y las piezas clave de la comunicación, por último, revisar el registro de los asistentes.
- Medios. Hacer un plan de medios es muy importante para una agencia de comunicación, porque aquí definimos el tipo de medio al que queremos llegar y el tipo de público al que debe dirigirse el trabajo de comunicación. Debemos saber exactamente quién es nuestro público y quién está dispuesto a escuchar nuestras opiniones, para ello es necesario especificar el rango de edad, el nivel socioeconómico, el nivel de investigación que puedan tener y otros datos relevantes que puedan ilustrar el esquema. Desde aquí podremos conocer el método de comunicación perfecto para que ese perfil nos encuentre. Además, debemos tener un cronograma de las publicaciones que queremos subir, la zona geográfica a la que queremos orientarnos, y elegir el tipo de canal que creemos adecuado, porque debemos tener muchas impresiones. Estos pueden ser algunos: digitales, impresos, virtuales, sociales o televisivos.
- Marketing de contenidos. No nos podemos olvidar de las funciones del departamento de marketing. Mediante las distintas estrategias que se llevan a cabo en este departamento podemos llegar a analizar las campañas o los anuncios en internet. Mediante el plan publicitario se irán creando nuevas oportunidades y muy importante llevar un calendario con las acciones que se van a llevar a cabo, para tomar las mejores decisiones y los clientes potenciales vean una coordinación del proyecto. Esto ayudará a la empresa y a la marca en imagen y opiniones sobre el producto o servicio.
Comunicare
Somos una agencia de comunicación que trabaja por todo el territorio nacional. Contamos con un equipo experto que establece estrategias digitales con el objetivo principal de aumentar el posicionamiento de la marca en internet, la reputación, fiabilidad, utilizando herramientas como Google Analytics, Semrush y Google Search Console. Para lograr los mejores resultados en las diferentes estrategias de comunicación, ofrecemos los siguientes servicios:
- Análisis de clientes, mercados, competencia en el mercado y diferentes plataformas que, con el previo análisis proponemos un plan inicial con diferentes opciones a llevar a cabo y medimos los resultados posteriormente por si hay que modificar alguna parte del plan.
- Optimización al máximo de los recursos empleados para garantizar el éxito de la campaña en cuestión. No nos quedamos simplemente en hacer una campaña de publicidad, sino que hacemos un seguimiento durante el proceso para estudiar y mejorar todo aquello que pueda favorecer o aumentar el éxito e incluir cualquier modificación.
- Análisis del los KPI’s empleados. Ponemos a disposición del clientes unas métricas en tiempo real para que pueda seguir el trabajo realizado muy de cerca para que cuando acabe pueda proponer mejoras.